Автоматизация для ООО «Топ-Сантехника»

Для получения максимального результата автоматизации мы разработали и описали бизнес-процесс работы в RetailCRM, который содержал все основные моменты предстоящего внедрения. Именно это стало основой результата всей дальнейшей автоматизации.

В разработанных бизнес-процессах были определены все особенности работы отдела продаж, закупки, логистики:

• 🔹 Управление товаром и поставщиками. Необходимо централизованное хранилище с актуальной информацией по каждому товару: наличие у разных поставщиков, колебания цен и сроков поставки.
• 🔹 Мониторинг цен и сроков. Необходим механизм автоматического отслеживания, где товар можно приобрести дешевле и быстрее, так как эти параметры часто меняются.
• 🔹 Автоматизация логистики. Процесс доставки обычно двухэтапный:
  • 1. Забор товаров, здесь нужна четкая координация забора товара от разных поставщиков.
  • 2. Доставка, здесь важно организовать доставку на свой склад (для сборки заказа) или напрямую клиенту.

  Система должна автоматически строить и оптимизировать маршруты, экономя время и транспортные расходы.

• 🔹 Контроль платежей и работы с клиентами. Обязательный контроль предоплаты перед заказом товара у поставщика, чтобы избежать ситуации, когда клиент отказывается от уже заказанного товара.
• 🔹 Информирование об изменениях сроков. Сроки поставки у поставщиков часто меняются. Важно автоматически уведомлять клиентов, как об увеличении, так и об уменьшении сроков. Особенно критично для маркетплейсов, где при досрочном получении товара дата отгрузки на склад маркетплейса должна быть оперативно скорректирована.
• 🔹 Управление комплексными услугами. Помимо доставки, часто требуются сопутствующие услуги, по которым также нужен четкий учет и координация:
  • 1. Подъем на этаж.
  • 2. Установка/монтаж.
  • 3. Гарантийное обслуживание.

Для эффективной работы бизнесу сантехники необходима система, которая автоматизирует цепочку от выбора поставщика и контроля оплаты до сложной логистики и уведомления клиентов, минимизируя ручной труд и риски.

Интеграция с 1С сайта и RetailCRM

В рамках автоматизации была проведена интеграция данных в RetailCRM со всех сайтов компании. Каждый заказ на сайте автоматически создается в CRM, далее ему с учетом нагрузки, автоматически, назначается ответственный менеджер.

Важной особенностью в тематике является то, что многих товаров нет в наличии, но их можно заказать под заказ. Мы сделали возможность создать вручную товар в CRM, с указанием цены поставщика, и при обмене с 1C он создавался автоматически в 1С и заказывался у поставщика. При этом сделали контроль, вдруг менеджер ошибся и завел товар который был, работает система контроля дублей.

При обмене с 1с используется ордерная система складов. Автоматизировали автоматическое резервирование товаров в наличии, по приходу. Ордерная система в 1С привязывает конкретную партию от поставщика к конкретному заказу клиента ещё до поступления товара.

Как это работает:

• 🔹 Создаётся заказ клиента с датой доставки.
• 🔹 Товар заказан у поставщика – в системе уже создана связь «ожидаемая партия → заказ».
• 🔹 Товар пришёл – система автоматически переводит его в резерв под «свой» заказ, согласно датам.
• 🔹 Менеджер мгновенно получает уведомление в 1С или мессенджер: «Товар для вашего заказа №Х поступил и зарезервирован».

В результате нет ручного разбора приходов, товар не теряется, клиенты получают точную информацию, а цикл от поступления до готовности к отгрузке сокращается до нуля.

Автоматизация отдела продаж

На основе созданных аналитиком бизнес-процессов компании мы провели большую работу по автоматизации всего процесса продаж с учетом всех особенностей торговли сантехникой:

• 🔹 Подключили телефонию, прием платежей, онлайн чеки.
• 🔹 Написали скрипт который равномерно распределяет заказы по менеджерам, согласно разным правил — время работы менеджеры (учитывается день и время), бренда и качества обработки заказов.
• 🔹 Сделали онлайн отчет план-факт, который помогает планировать продажи, видно насколько план продаж выполнен и где просадка.
• 🔹 Был сделан автоматический отчет по конверсии каждого менеджера, что дает возможность сравнить работу всех менеджеров в отделе.



• 🔹 Сделано множество точек контроля и помощи менеджерам. Например: при простановке статуса «перезвонить клиенту» должно появляться дополнительное поле, в котором менеджер должен выбрать дату и время следующего контакта. При наступлении назначенного временного промежутка, менеджеру должно приходить уведомление в виде всплывающего окна с напоминанием перезвонить клиенту.
• 🔹 Также задачи о назначенных контактах должны отображаться у руководителя отдела продаж, в отдельной вкладке в СRМ.
• 🔹 У менеджера есть возможность переносить дату перезвона не более 4-х раз, после чего в карточке клиента можно будет поставить любой другой статус для отмены. Дата перезвона может быть не позднее 7 дней. Если менеджер не перезвонил клиентам в назначенную дату, то на следующий день он не сможет пользоваться СРМ пока не выполнит звонки по просроченным задачам.
• 🔹 Проведена доработка напоминания «день в день» — поле в определенном статусе становится обязательным к заполнению, и в выбранный день и время появляется напоминание для менеджера, + клиенту уходит СМС, что в определенное время с вами свяжется менеджер.
• 🔹 Подключили все мессенджеры к CRM, чтобы все общение с клиентом было в одном месте.
• 🔹 В сантехнике можно поднимать средний чек увеличением допродаж. И мы сделали проверку что менеджер допродал, а что клиент заказал сам, и товары в upsales давали больший KPI.
• 🔹 Сделали автоматический обмен счетами, документами , актами, УПД с 1С. Менеджер по продажам работает только в CRM, все документы в фоне создаются в 1C и возвращаются в CRM.
• 🔹 Автоматизировали процесс закупки. Информация о каждом поставщике, цене, сроках доставки передается в RetailCRM, менеджер сразу может выбрать по срокам и подобрать товар под заказ. После выбора поставщика — заказ поставщику создается в 1С и ставится задача закупщику. Результат закупки возвращается в CRM.



Автоматизация логистики и доставки

Также проведена большая работа по автоматизации доставки и всех логистических процессов:

• 🔹 Сделали автоматический расчет KPI и зарплаты водителей. Которая зависит от количества доставок и расстояния в месяц (более 10 водителей).
• 🔹 Также были оцифрованы процессы доставки, подъёма, монтажа и сервиса. Вся история взаимодействия с клиентов зафиксирована в CRM.
• 🔹 Сделали автоматический расчет стоимости доставки в зависимости от зоны доставки.

Автоматизация маркетинга и маркетплейсов

Сделали интеграцию с маркетплейсами — Wildberries, OZON, Яндекс Маркет. В этом тоже есть особенности — часть товара имеет крупные габариты, а также нужен выбор наиболее подходящего склада маркетплейса в зависимости от поставщика.

Сделали передачу источников рекламы как для заказов через сайт, так и по телефону.

Разработали дашборды для анализа ключевых показателей. Теперь сотрудники «Топ-Сантехника» регулярно отслеживают показатели эффективности по ассортименту и брендам, объемы продаж товаров в наличии, количество лидов и эффективность каналов дистрибуции.

Результаты автоматизации

1. Мы помогли создать единую систему в RetailCRM и объединили 1С, Битрикс24 и внешние сервисы.
2. Появилась возможность отслеживать эффективность каждого канала продаж, что позволило оптимизировать маркетинговые бюджеты.
3. Благодаря автоматическим рассылкам по брошенным корзинам и просмотренным товарам, которые появились после интеграции сайтов с CRM, конверсия увеличилась на 15%.
4. Дашборды помогли выявить и устранить узкие места в логистике и продажах. Например, аналитика показала, что заказы из наличия выполняются быстрее, что стало стимулом для пересмотра политики складских запасов.

С помощью дашборда можно легко отслеживать ключевые показатели в динамике. Не нужно тратить время на ручной подсчет — всё уже собрано в одном месте.

Алексей, председатель правления департамента E-comm.