Передача заказов из RetailCRM в Google Таблицы
Заказы RetailCRM —
в Google Таблицах в реальном времени
Описание модуля Передача заказов из RetailCRM в Google Таблицы
Передача заказа из RetailCRM в Google Таблицы
Модуль автоматически выгружает заказы в Google Таблицу. Настройка позволяет гораздо быстрее формировать отчеты и облегчает процесс построения дашбордов.
Модуль автоматически выгружает данные на один или несколько отдельных листов. Каждые 4 минуты происходит передача данных в документ по ключевым параметрам: номеру и составу заказа, статусу, списку товаров, доставке и типу оплаты.
Заказы пишутся на лист текущего месяца: когда начинается новый отчётный период, модуль заводит новый лист, а история за прошлые месяцы остаётся нетронутой. Когда в новую вкладку таблицы попадает первый заказ, возможно включить создание задачи на менеджера RetailCRM о том, что начался новый отчётный период.
Такая синхронизация упростит процесс выгрузки, отслеживания и управления заказами, поможет в организации дополнительного анализа данных, а еще позволит гораздо быстрее подготавливать и визуализировать отчеты или строить интерактивные графики.
Как настраивается таблица
- Каждая колонка настраивается отдельно: название, набор полей заказа и разделитель между ними. В одну колонку можно склеить несколько значений — например, город и адрес доставки через запятую.
- Товары пишутся либо каждой позицией в отдельной строке — удобно для сводных по номенклатуре, либо все позиции заказа в одной строке через разделитель — удобно для отчёта по заказам.
- Отбор заказов настраивается по магазинам, статусам, способам оформления, типам заказов, типам оплат и типам доставки.
Какие поля выгружаются в таблицу
Заказ
- ID заказа
- Номер заказа
- Дата создания
- Статус
- Магазин/сайт
- Типы оплаты
- Сумма заказа
- Предоплата
- Дата полной оплаты
- Вес
Клиент
- Фамилия, имя, отчество
- Юр. лицо
Доставка
- Дата доставки
- Время доставки
- Адрес доставки
- Стоимость доставки
- Регион
- Город
Товарные позиции
- Наименование
- Артикул
- Количество
- Цена
- Категория
Кастомные поля — под конкретные задачи клиента (например, канал заказа, дополнительное количество) настраиваются индивидуально.
Персональные данные
Google — иностранный сервис, поэтому телефон и электронная почта покупателя в таблицу не передаются: этих полей нет в конструкторе колонок. В отчёт попадают данные заказа, а также — если вы сами добавите такие колонки — ФИО покупателя, наименование контрагента и адрес доставки. Если ваши покупатели не из России и передача телефона и почты вам нужна, мы включим её по запросу.
Какие поля обновляются у уже выгруженных заказов
Если у заказа изменились статус или доставка, модуль находит его строки в таблице и переписывает нужные ячейки — строка не дублируется. Обновляются поля уровня заказа:
- Статус
- Дата доставки
- Время доставки
- Адрес доставки
- Регион
- Город
Чтобы обновление работало, в отчёте должна быть отдельная колонка с номером или ID заказа — по ней модуль находит нужные строки.
Установка и подключение Передача заказов из RetailCRM в Google Таблицы
1. Создание API-ключа в RetailCRM
Для работы модуля, потребуется создать API-ключ в системе RetailCRM, для этого перейдите в блок настроек «Настройки/Интеграция/Ключи доступа к API» . На данной странице настроек нажмите синюю кнопку «Добавить».
Примечание: Не рекомендуется использовать уже существующий API-ключ. Для каждой интеграции создавайте новый API-ключ.
Необходимые доступы:
Справочники — Чтение
Интеграции — Чтение/Изменение
Заказы — Чтение
Задачи — Изменение
Склад — Чтение — нужен для колонок «Название категории» и «Артикул»
Пользователи — Чтение — нужен для выбора групп пользователей в задаче
Примечание: без прав «Склад» и «Пользователи» модуль продолжит работать, но колонка с категорией товара останется пустой, а список групп для задачи будет пустым. Если этих прав у ключа нет, модуль напомнит об этом на странице настроек.
Скопируйте созданный ключ, он понадобится в следующем пункте настроек.
2. Базовая настройка модуля
Для перехода в личный кабинет модуля требуется перейти в следующий блок настроек «Настройки/Интеграция/Маркетплейс». Находим модуль «Отчет Google Таблицы» — «Перейти в личный кабинет».
- Внесите в поле «Ссылка на RetailCRM» ссылку на вашу RetailCRM.
- Внесите в поле «API-ключ RetailCRM» скопированный вами ранее API-ключ.
- Нажмите — сохранить. Если данные по RetailCRM, а API-ключе верные, то раскроются полные настройки модуля.
3.1. Вкладка «Доступ RetailCRM»
Ссылка на RetailCRM вида: https://YOUR-DOMAIN.retailcrm.ru — Тут будет находиться ссылка на ваш RetailCRM
API-ключ RetailCRM — API-ключ, который в будущем можно будет изменить на другой.
E-mail для связи с администратором — Опциональное поле для email администратора
Нажмите — сохранить
3.2. Вкладка «Доступ Google»
OAuth Токен Google аккаунта — Получите токен Google по нажатию синей кнопки
Ссылка на Google Таблицу — Укажите ссылку на google-таблицу, созданную с того же аккаунта, на который получили токен в предыдущем шаге
Нажмите — сохранить
3.3. Вкладка «Отчёт»
На этой вкладке производится настройка вида итоговой таблицы. Нажмите кнопку «Добавить колонку»
Каждой колонке можно дать Название, Значения из перечня сущностей заказа, Разделитель для значений.
Нажмите — сохранить
3.4. Вкладка «Заказы»
Заполнение отчета в Google Таблицу — включение основной функции модуля
Магазины — Выбор магазинов RetailCRM, доступных для формирования отчёта
Статусы — Выбор статусов заказа, доступных для формирования отчёта
Способы оформления — Выбор способов оформления заказа, доступных для формирования отчёта
Типы заказов — Выбор типов заказа, доступных для формирования отчёта
Типы оплат — Выбор типов оплат заказа, доступных для формирования отчёта
Типы доставки — Выбор типов доставки, доступных для формирования отчёта
Запись товара в таблице — «Создавать товар построчно» — каждая позиция заказа отдельной строкой, удобно для сводных по номенклатуре; «Записывать все товары в одной строке» — все позиции заказа в одной строке через разделитель, удобно для отчёта по заказам
Нажмите — сохранить
3.5. Вкладка «Задача»
Включить отправление задачи — активирует опцию создание задачи в RetailCRM для заранее выбранных групп пользователей
Группы пользователей — группы пользователей, на которых будет создана задача
Срок исполнения в днях — срок исполнения задачи
Частые вопросы о Передача заказов из RetailCRM в Google Таблицы
Можно ли выгружать заказы на несколько листов одной таблицы?
Да, модуль поддерживает выгрузку на несколько отдельных листов — например, по магазинам или периодам.
Поддержка модуля Передача заказов из RetailCRM в Google Таблицы
Проконсультируем, поможем настроить модуль и решить вопросы по работе. При необходимости — делаем видеосозвоны.
Telegram
mail@studia-crm.ru 
Max